M31ly

Berikan penjelasan dan sertai dengan contoh atau alasan untuk mendukung pandangan anda tentang aspek-aspek berikut :

(perhatikan untuk menjelaskan dan bukan menterjemahkan sesuai dengan isi slide)

1. Apa beda tacit knowledge dan explisit knowledge
2. Bagaimana proses transfer diantara kedua knowledge tersebut pada orang-orang yang ada di organisasi
3. Jelaskan beda dan struktur perubahdan dari data, informasi dan knowledge
4. Jelaskan beda, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology)
5. Jelaskan core process dari KM ?

Jawaban :

1. Menurut pemahaman saya, perbedaan antara Tacit dan Explisit Knowledege sebagai berikut :

• Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang sifatnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang.     Pada umumnya, Tacit Knowledge masih berhubungan dengan hal – hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara SOZIALIZATION (Orang ke Orang). Tacit Knowledge dapat didokumentasikan, tetapi membutuhkan penjelasan rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari tacit knowledge tersebut. Jadi adakalanya Tacit Knowledge tidak dapat digantikan dengan dokumentasi atau Teknologi. Contoh Tacit Knowledge : Seseorang yang sedang belajar Karate dimana harus ada lawan main untuk mempraktekan setiap jurus. Jika hanya membaca lewat  buku, dikhawatirkan tidak bisa implementasi jurus tersebut ketika berhadapan dengan musuh.
• Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi. Pada umumnya, Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut. Asalkan para ahli dapat dengan jelas dalam mendokumentasikan pengetahuannya, maka kemungkinan untuk terjadi kesalapahaman dalam transfer knowledge akan kecil sekali. Contoh Explicit Knowledge terjadi pada perkuliahan Binus Online Larning ini, dimana mahasiswa dapat belajar dari modul – modul yang diberikan oleh dosen tanpa harus datang langsung untuk bertemu dengan para dosen.

1. Menurut saya, inti dari Tacit dan Explicit Knowledge agar dapat diterapkan oleh orang – orang di perusahaan dapat dilhat dari proses transfer antara kedua knowledge terebut. Proses transfer dari Tacit dan Explicit Knowledge dijelaskan langsung melalui contoh kasus dibawah ini :

Proses Transfer Tacit dan Explicit Knowledge pada Divisi IT dalam membuat Sistem Informasi Akuntansi di perusahaan. Orang – orang yang terlibat disini terdiri dari Project Manager sebagai konsultan ahli dalam pembuatan sistem akuntansi di perusahaan dan Para Staff IT sebagai pelaksana pembuatan sistem.

• Sozialization : Pada tahap ini dilakukan transfer knowledege tacit to tacit yaitu terjadi proses transfer knowledge langsung tanpa bentuk dokumentasi antara Project Manager dengan para staff IT. Pertemuan ini dapat terjadi dengan menyelenggarakan meeting rutin untuk membicarakan analisis tentang proses bisnis akuntansi yang ada di perusahaan.
• Externalization : Pada tahap ini dilakukan transfer knowledge tacit to explicit. Meeting yang dilakukan secara rutin untuk membicarakan analisis proses bisnis diantara Project Manager dan staff IT didokumentasikan oleh salah satu staff IT. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penjelasan yang berulang – ulang oleh Project Manager dan memudahkan para staff IT unuk melaksanakan pekerjaannya tanpa harus bertanya lagi ke Project Manager. Pada tahap ini, merupakan tahap dimana para staff IT melakukan pembuatan sistem dalam arti melakukan pengkodean program dan implementasi sistem akuntansi di perusahaan ketika sistem telah berhasil dibuat.
• Combination : Pada tahap ini dilakukan pengembangan terhadap explicit knowledge yang telah dibuat. Sistem Akuntansi yang telah dibuat dan diimplementasi di perusahaan hendaknya dilakukan perawatan (maintenance) agar tidak ketinggaan jaman. Knowledge Explicit yang sudah terdokumentasikan dalam bentuk sistem ini harus selalu dikembangkan dengan cara pemakaian sistem diantara orang – orang yang ada di perusahaan. Jika orang – orang yang ada di perusahaan telah menggunakan sistem tersebut dengan baik, maka otomatis explicit knowledge pada sistem tersebut akan semakin berkembang. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya laporan (report) yang dibuat oleh sistem dan dapat membantu pekerjaan karyawan dari bulan ke bulan.
• Internalization : Sistem Akuntansi perusahaan yang merupakan explicit knowledge tersebut jangan hanya sebagai explicit knowledge saja, tetapi harus menjadi bagian dari dalam diri orang – orang yang memakainya. Malalui laporan yang dapat dihasilkan oleh sistem akuntansi perusahaan dapat menjadi acuan oleh bagian akuntansi untuk menjelaskan aliran kas perusahaaan ke bagian – bagian terkait lainnya. Proses transfer knowledge dari bagian akuntansi dalam bentuk penjelasan tanpa dokumentasi ini dapat menjadi knowledge untuk bagian lain. Proses ini dikenal dengan transfer knowledge dari explicit ke tacit knowledge.

Penjelasan proses transfer knowledge di perusahaan tersebut diharapkan dapat terus mengembangkan perusahaan dari waktu ke waktu untuk menjadi perusahaan yang kompeten di bidangnya.

1. Perbedaan dan perubahan struktur dari data, informasi dan knowledge sebagai berikut :

• Data merupakan sesuatu yang dasar, peristiwa dan transaksi yang masih di catat dan belum diolah. Data tidak mempunyai arti yang khusus karena penyimpanan dan pengklasifikasian masih dilakukan berdasarkan peristiwa seadanya. Contoh : Data mahasiswa Binus Online Learning Periode September 2009.
• Informasi merupakan data yang telah diolah dan mempunyai arti khusus. Berdasarkan data yang telah diolah inilah dapat memberikan informasi kepada pembaca dan akan menghasilkan suatu kecerdasan (intelligence). Contoh : Data mahasiswa Binus Online Learning Periode September 2009 yang telah diolah setiap semester akan memberikan informasi mengenai ipk setiap mahasiswanya, rata – rata ipk mahasiswa, dan ipk tertinggi maupun terendah setiap jurusan di Binus Online Learning.
• Knowledge : Informasi yang merupakan kecerdasan dalam suatu kondisi akan berubah menjadi pengetahuan yang dapat digunakan oleh pembaca. Pengetahuan tersebut dapat dijadikan pengalaman, pembelajaran dan panduan untuk diaplikasikan ke dalam masalah bisnis. Contoh : Berdasarkan rata – rata ipk mahasiswa Binus Online Learning dapat menjadi acuan untuk perusahaan untuk merekrut mahasiswa Binus Online Learning. Selain itu, rata – rata ipk mahasiswa Binus Online Learning sebelumnya dapat menjadi pengetahuan bagi mahasiswa yang akan mengikuti perkuliahan Binus Online Learning, dari situ dapat dilihat bahwa walaupun E-Learning, tetap dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas dan sama dengan pembelajaran kelas reguler.

1. Perbedaan, maksud dan isi dari 3 model dasar Knowledge management (People, process dan technology), sebagai berikut :

People, process dan technology merupakan 3 model dasar dalam pembangunan Company Knowledge Management (CKM). Hal ini dapat diartikan bahwa untuk menciptakan KM di suatu perusahaan harus mempunyai People, process dan technology.

• People merupakan karyawan yang bekerja di perusahaan, baik dilihat dari struktur organisasi, tugas, wewenang maupun budaya antar karyawan yang ada di perusahaan tersebut. People merupakan hal utama sebagai sumber suatu knowledge perusahaan dalam arti knowledge yang ada di perusahaan terletak pada pikiran para karyawannya. Selain dari karyawan internal perusahaan, people disini dapat berasal dari konsultan perusahaan yangg menshare knowledgenya kepada perusahaan. Contoh : Seorang manajer akuntansi yang ahli d bidang akuntansi mempunyai knowledege untuk mengatur arus (aliran) kas perusahaan agar tidak terjadi pengeluaran yang lebih besar dari pada pemasukan.
• Process merupakan cara untuk mentransfer knowledge yang ada di pikiran – pikiran para karyawannya ke dalam “technology”. Hal ini dimaksudkan agar knowledge tersebut lebih mudah untuk di sharing ke karyawannya tanpa harus memberikan penjelasan yang berulang – ulang dari orang yang mempunyai knowledge tersebut. Contoh : Manajer akuntansi mendokumentasikan knowledgenya ke dalam sistem yang nantinya dapat dipelajari oleh karyawan di bagian terkait yang ada di perusahaan.
• Technology merupakan faktor pendukung dalam proses penyebaran knowledge yang ada di perusahaan. Technology yang digunakan dalam Knowledge Management ini biasanya berbasis web agar dapat dipakai oleh semua karyawan perusahaan tanpa mengenal batasan jarak dan waktu. Contoh : Knowledge yang telah di dokumentasikan ke dalam sistem berbasis web oleh Manajer akuntansi dapat dijadikan sharing information, problem dan solution diantara bagian – bagian terkait di perusahaan. Sharing knowledge tersebut dapat dlakukan kapan dan dimana saja diantara karyawan dengan manajer akuntansi.

1. Penjelasan tentang Core Process dari Knowledge Management pernah saya upload pada forum diskusi minggu kedua yaitu sebagai berikut :

Tanggapan saya beserta contoh kasus dari 6 core proses KM :
Enam tahapan utama sebagai proses inti dalam membangun knowledge management di lingkungan perusahaan menurut saya cukup untuk membangun sebuah KM. Alasannya hal tersebut sudah mencakup point – point penting dalam pembangunan knowledge di suatu perusahaan. Contoh kasusnya pada setiap tahap core proses KM dapat saya analogikan pada divisi IT ketika sedang membuat suatu sistem berbasis web yang berbentuk portal dimana isinya adalah knowledge yang ditransfer dari pikiran para karyawan.

Tahap 1 –> Knowledge Identification

Pada tahap awal proses KM, divisi IT melakukan identifikasi terhadap knowledge apa saja yang telah ada di internal perusahaan,dan apa saja knowledge yg belum ada tetapi dibutuhkan di perusahaan. Identifikasi terhadap siapa saja karyawan yang pantas untuk mentransfer knowledge tersebut dan meletakkannya pada sistem.
Tahap 2 –> Knowledge Acquisition

Selain mengidentifikasi knowledge internal perusahaan, juga diperlukan dalam melihat knowledge dari luar perusahaan. Pentingnya disini adalah untuk melengkapi knowledge yang tidak ada di internal perusahaan. Dengan begitu kita dapat mengimpor faktor knowledge dari luar untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan. Dalam melihat knowledge dari sisi luar perusahaan hendaknya tetap mempertahankan jati diri perusahaan, dalam arti jika ada perbedaan knowledge yg tidak dapat diterima oleh perusahaan , hendaknya jangan diikutsertakan. Contohnya : Menyewa konsultan bisnis untuk membangun sistem perusahaan. Mengadopsi budaya baik dari para pesaing perusahaan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan, misanya menerapkan sistem “Just In Time” yakni meniadakan persediaan barang untuk menghemat biaya gudang. Jika hal ini dapat menguntungkan perusahaan mengapa tidak dilaksanakan, walaupun harus mengadopsi dari pesaing
Tahap 3 –> Knowledge Development

Pada tahap ini, kita dapat mengelola knowledge yang telah diidentifikasi sebelumnya baik dari dalam maupun luar perusahaan untuk dikembangkan guna menunjang proses penciptaan ide baru dalam pembuatan sistem dimana sistem tersebut dapat digunakan oleh perusahaan dalam pentransferan knowledge untuk menangani proses kerja agar lebih efektif dan efisien. Contoh : Dengan menerapkan peniadaan persediaan barang di perusahaan berarti harus menjalin kerjasama yang kuat dengan supplier. Hal tersebut dimaksudkan agar ketika perusahaan butuh barang secepatnya, supplier sebagai gudang perusahaan, akan mengirimkan barang dengan cepat. Disitulah letak penciptaan ide atau budaya baru di lingkungan perusahaan yang membutuhkan kerjasama antara pihak terkait.
Tahap 4 –> Knowledge Sharing/Distribution

Setelah proses pembangunan sistem selesai dan menghasilkan sistem yang berguna untuk proses kerja yang efektif dan efisien. Perlu dipastikan para karyawan di perusahaan terbiasa untuk meletakan knowledge yang mereka punya baik dari hasil training atau ide mereka sendiri. Pastinya proses knowledge yang diletakan di sistem merupakan knowledge yang telah diseleksi sehingga berguna bagi karyawan yang berkepentingan.

Tahap 5 –> Knowledge Utilization

Pada tahap ini, proses sharing/distribution knowledge bukan hanya diletakkan dalam sistem lalu dibaca. Tetapi hasil sharing knowledge dari pikiran – pikiran karyawannya harus dapat diimplementasikan agar berguna bagi perusahaan. Contohnya : Pada proses penjualan produk perusahaan, dibutuhkan adanya kerjasama antara bagian produksi (untuk memproduksi barang dengan tepat waktu dan kualitas bagus), marketing(untuk memasarkan produknya ke konsumen, bukan hanya janji belaka tetapi menawarkan produk yang berkualitas), pengiriman barang (mengantarkan barang secara tepat waktu).

Ketika ada knowledge yang diletakan pada sistem tentang proses penjualan barang dan berhubungan dengan bagian produksi, marketing dan pengiriman barang, maka seharusnya knowledge tersebut harus dilaksanakan oleh bagian2 terkait untuk menghasilkan kepuasan pelanggan. Jika pelanggan telah puas terhadap pelayanan dari perusahaan, maka dapat disimpulkan bahwa penggunaan knowledge di perusahaan telah berhasil

Tahap 6 –> Knowledge Retention

Setelah 5 tahap proses diatas selesai, pada tahap ini harus dipastikan bahwa knowledge yang ada di perusahaan tidak akan hilang, sehingga jika ada karyawan yang resign dari perusahaan, karyawan lainnya tidak akan khawatir jika kehilangan karyawan tersebut karena proses transfer knowledge telah dituangkan ke dalam Knowledge Management System.