M31ly

1. Jelaskan beda dari 3 knowledge goal yang ada (Stretegic, operational, normatif)

Strategic Knowledge Goal :

Strategic Knowledge Goal adalah Knowledege Goal yang mempunyai sasaran untuk mengarah ke pengaruh dan posisi perusahaan di pasar dan persaingan dalam jangka waktu yang panjang. Untuk mencapai sasaran jangka panjang pada strategic knowledge goal, biasanya goal akan dipecah menjadi beberapa sasaran jangka pendek. Sasaran jangka pendek tersebut terdapat pada operasional knowledge goal. Fokus perusahaan pada Strategic Knowledge Goal mencakup tiga hal, yaitu :

1. • Inovasi

Pada tahap inovasi ini, fokus yang dilakukan oleh perusahaan adalah menciptakan ide atau produk baru untuk digunakan di masa yang akan datang yang berguna bagi pengaruh dan posisi perusahaan di persaingan pasar. Tentunya proses penciptaan ide atau produk baru tersebut merupakan rencana jangka panjang perusahaan.

Contoh :

Dalam kurun waktu 10 tahun ke depan suatu perusahaan otomotif ingin menciptakan mobil inovasi terbaru yang berbahan bakar tumbuh – tumbuhan. Untuk mencapai inovasi tersebut, perusahaan otomotif harus mengumpulkan segala informasi tentang  penciptaan mobil berbahan dasar tumbuh – tumbuhan, baik dari dalam maupun luar negeri. Dilihat dari fungsinya, inovasi tersebut diturunkan dari strategi perusahaan yang sudah ada (base on existing strategy) karena tetap dalam pembuatan mobil sebagai produk utama perusahaan, namun menambahkan ide terbaru yaitu penggunaan bahan bakar tumbuh – tumbuhan. Target perusahaan otomotif tersebut jika dilihat dari jenis keahlian yang ingin diperoleh dalam jangka waktu yang panjang adalah menjadi perusahaan otomotif nomor satu di dunia dengan bahan bakar nabati yang irit dan ramah lingkungan. Target tersebut diharapkan akan menjadi core bisnis perusahaan di masa yang akan datang.

1. • Efisiensi Operasi,

Goal yang telah direncanakan dalam strategic knowledge goal ini biasanya diikuti dengan penjelasan tata cara atau sistem kerja yang merupakan pengetahuan inti dari perusahaan guna pencapaian goal tersebut. Tata cara dan sistem kerja yang telah dijabarkan, diharapkan dapat menghasilkan operasional perusahaan yang efektif dan efisien.

1. • Pelayanan Pelanggan

Pelanggan merupakan fokus yang penting bagi perusahaan. Produk dengan inovasi tercanggih sekalipun, jika tidak ada dukungan dari pelanggan, maka tidak akan berarti apa – apa. Untuk menjual produknya, perusahaan harus dapat memetakan pelanggan dari mana saja yang diperkirakan akan mengkonsumsi produk tersebut, setelah itu berikanlah informasi tentang produk sebaik – baiknya pada saat promosi kepada pelanggan dan sediakan pelayanan terbaik setelah produk tersebut terjual.

Selain Fokus perusahaan pada Strategic Knowledge Goal diatas, perlu dilihat juga mengenai matriks kompetensi untuk memetakan hasil analisis terhadap knowledge yang ada diperusahaan. Pada matriks ini, dapat dilihat kompetensi penting yang belum digunakan sebagai prioritas untuk digunakan. Kompetensi yang mempunyai potensi untuk mengangkat perusahaan harus dikejar dan diterapkan, sedangkan untuk kompetensi umum yang mudah didapatkan lebih baik di outsource saja sedangkan kompetensi dasar yang umum di industri harus dipikirkan untuk menjaga dan melakukan revalue untuk memberi tingkat yang lebih tinggi.

Operational Knowledge Goal :

Operational Knowledge Goal merupakan sasaran jangka pendek yang telah dipecah berdasarkan Strategic Knowledge Goal. Tingkat pencapaian dari operational knowledge goal biasanya lebih mudah diukur karena sifatnya yang praktis, nyata dan jelas. Goal secara operasional menggambarkan tentang optimalisasi atau pemaksimalan penggunaan yang infrastruktur yang ada khususnya dalam dukungan ke KM.

Contoh :

Untuk pencapaian strategic jangka panjang untuk membuat mobil berbahan bakar nabati diperlukan adanya pihak operasional untuk melaksanakan strategi tersebut, baik secara teori melalui informasi dan pengetahuan yang dikumpulkan dari para ahli, juga mempraktekan informasi dan pengetahuan tersebut dalam percobaan pembuatan mobil berbahan bakar nabati.  Selain itu, informasi dari pelanggan tentang kebutuhan mobil yang diperlukan juga harus dikumpulkan. Berdasarkan hasil dari pengetahuan yang ada, percobaan praktek pembuatan mobil dan informasi dari pelanggan, diharapkan menjadi langkah – langkah operasional dalam jangka pendek untuk mencapai strategic knowledge goal di masa yang akan datang.

Normative Knowledge Goal :

Normative Knowledge Goal merupakan sasaran secara norma perusahaan yang ingin dicapai. KM di suatu perusahaan bukan hanya untuk disimpan saja, tetapi perlu di sharing ke seluruh aspek yang ada di perusahaan. Hal tersebut berguna untuk menumbuhkan kerjasama antar karyawan guna membangun kekuatan kompetensi perusahaan.

Contoh :

1. • Perusahaan menyediakan web berupa portal sebagai wadah pembagian informasi diantara para karyawan. Dengan adanya portal diharapkan dapat memperkecil waktu dan tempat untuk pertukaran informasi, yaitu :
   • Mendorong kebiasaan berpikir diantara para karyawan dan menghargai keputusan para karyawan,
   • Dapat terjadi pertukaran knowledge antara atasan dan bawahan tanpa menganggap adanya perbedaan.
   • Menghargai knowledge dari karyawan sehingga dapat menjadikan pembelajaran dari kesalahan yang ada.
   • Adanya penghargaan khusus terhadap knowledge yang telah diberikan dari karyawan.

1. Jelaskan perbedaan antara knowledge identification dan knowledge acquisition

Knowledge Identification :

Pada tahap ini adalah tahap untuk mengidentifikasi knowledge secara lengkap baik dari dalam maupun luar perusahaan. Apapun knowledge tersebut, baik yang sesuai dengan budaya perusahaan atau tidak, tetap diidentifikasi dan dikumpulkan. Knowledge Identification ini merupakan tahap pertama untuk mencapai transparasi knowledge yang dimiliki perusahaan.

Contoh :

Perusahaan yang akan membuat dan menerapkan Knowledge Management System (KMS) perlu mengidentifikasi dan mengumpulkan kebutuhan – kebutuhan yang diperlukan untuk diletakan didalam KMS tersebut. Kebutuhan – kebutuhan tersebut mencakup apa saja knowledge – knowledge yang ada atau tidak ada di perusahaan, siapa saja orang – orang yang tepat untuk meletakan knowledgenya di dalam KMS, terutama untuk knowledge yang belum ada di perusahaan. Selain kebutuhan yang telah ada diperusahaan, diperlukan adanya studi banding dari luar perusahaan terutama untuk melengkapi Knowledge apa saja yang belum ada di perusahaan. Pada tahap ini faktor knowledge yang berasal dari luar perusahaan tetap dikumpulkan dan belum disaring.

Knowledge Acquisition :

Knowledge Acquisition merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap knowledge identification. Pada tahap ini, proses analisis terhadap knowledge dari luar perusahaan baru dilakukan. Proses analisis ini berguna untuk mengetahui apa saja faktor knowledge dari luar perusahaan yang dapat diimpor dan tidak perlu diimpor.

Contoh :

Setelah identifikasi knowledge dari luar perusahaan yang dilakukan pada tahap knowledge identification, maka pada tahap inilah knowledge dari luar perusahaan perlu dianalisis. Disini kita melihat faktor knowledge dari luar yang dapat diimpor untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan. Sebaiknya knowledge yang diambil dari luar perusahaan tidak bertentangan dengan budaya yang telah ada di perusahaan agar tidak terjadi perubahan secara besar – besaran. Misalnya : perusahaan saat ini menjalankan adanya penyimpanan barang di gudang, tetapi dirasa membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk biaya maintenance dan upah karyawan bagian gudang, pada saat identifikasi knowledge dari luar perusahaan ditemukan dua knowledge yang dapat membantu mengurangi biaya gudang yaitu knowledge yang tetap mempunyai persediaan di perusahaan, tetapi menjelaskan cara untuk menghemat biaya gudang dan knowledge baru yaitu sistem “Just In Time” dimana meniadakan penyimpanan barang di dalam gudang. Disitulah perusahaan perlu menganalisis, mengenai knowledge yang tepat untuk diimpor ke dalam perusahaan.

1. Jelaskan beda dari 3 pendekatan dalam knowledge identification (Struktural, activities, behavioral)

Struktural :

Pendekatan melalui knowledge struktural dapat dilihat melalui knowledge yang telah dibentuk di suatu perusahaan baik dalam bentuk tatanan, aturan maupun standar dari setiap struktur perusahaan.

Contoh :

Universitas Bina Nusantara mempunyai Struktur Organisasi yang telah dibentuk dan dijelaskan dengan rincian tugas atau wewenang dari masing – masing personel yang menempati struktur organisasi tersebut. Misalnya struktur organisasi di bagian admission, pada bagian tersebut telah ditentukan siapa saja orang – orang yang menempati bagian admission berserta tugas dan wewenang dari bagian admission. Tugas dari bagian admission tersebut juga dilengkapi dengan panduan tata cara mengerjakan tugas tersebut beserta jangka waktu yang telah ditentukan.

Activities :

Knowledge secara aktifitas ini lebih menggambarkan secara detail pada fungsi dari personel (orang) dalam mengerjakan setiap pekerjaan atau menjalankan fungsinya.

Contoh :

Bagian admission Ubinus mempunyai tugas untuk melayani calon mahasiswa yang mendaftarkan diri ke Ubinus. Pada knowledge secara activities ini, lebih melihat peran admisi untuk melayani calon mahasiswa sebaik – baiknya dan memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh calon mahasiswa agar calon mahasiswa tertarik untuk mengikuti perkuliahan di Ubinus.

Behavioral :

Knowledge Behavioral merupakan knowledge yang dilihat dari sisi budaya dimana dapat membangun dan membentuk pola kerja di dalam organisasi tersebut.

Contoh :

Universitas Bina Nusantara menerapkan budaya untuk mengenal teknologi kepada mahasiswanya, maka tidak heran jika fasilitas internet telah tersebar dilingkungan kampus, baik melalui komputer yang telah disediakan di tembok – tembok kampus ataupun wireless yang dapat diakses dengan menggunakan notebook.

1. Jelaskan bagaiman cara menghasilkan fitur dengan melihat dari knowledge goal dan knowledge identification.

Fitur yang dihasilkan dengan melihat knowledge goal dan knowledge identification, yaitu Management by Knowledge Objectives (MbKo) yang dijelaskan melalui tahapan – tahapan berikut ini :

1. • Langkah awal dimulai dengan menyususn knowledge goal secara normatif dan strategis yang menggambarkan target dan harapan dari top level management Contoh : Strategi untuk menciptakan kendaraan berbahan bakar nabati.
   • Setelah selesai penentuan goal, lalu lihat struktur knowledge yang sudah ada di organisasi untuk dilakukan penyesuaian. Contoh : Bagian production dan engineering yang berperan penting dalam pencapaian strategic knowledge goal harus dikembangkan sementara yang bersifat umum dan mudah didapat seperti resepsionis dapat di outsource kan.
   • Setelah penyesuaian berdasarkan matrix, baru diturunkan menjadi goal untuk manager dan karyawan. Goal yang diturunkan tersebut akan menjadi operasional knowledge goal. Contoh : Bagian Production & Engineering merupakan baian operasional dalam pencapaian target pembuatan mobil berbahan bakar nabati.
   • Berdasarkan keduanya ini baru susun goal yang digabungkan. Dan sekaligus diselaraskan ulang berdasarkan feedback ini ke goal yang awal dibuat.
   • Penyusunan feedback juga dilakukan melalui pengukuran skills yang ada dan memperhatikan knowledge yang kurang cocok dan perlu dibuang. Selain dari dalam perusahaan, juga perlu diidentifikasi aspek baru yang berasal dari luar perusahaan selama proses feedback ini.

1. Apa itu knowledge map ? berikan contohnya ? Untuk tipe knowledge seperti apa (lihat pertanyaan nomor 3) yang cocok untuk knowledge map, berikan penjelasannya.

Knowledge Map merupakan cara untuk memetakan keahlian semua karyawan atau dengan membantuk mereka ke dalam suatu team. Knowledge Map merupakan salah satu cara untuk mengatasi adanya skill atau keahlian yang kurang dari karyawan yang ada di organisasi.

Contoh :

Tim IT yang terdiri dari 6 orang di sebuah software house :

• Orang pertama merupakan project management yang handal dalam bidang analisis system.
• Orang kedua merupakan database administrator yang handal dalam bidang database.
• Orang ketiga merupakan programer yang handal dan menguasai bahasa pemrograman yang digunakan.
• Orang keempat merupakan programer yang handal dan menguasai pembuatan laporan untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan.
• Orang kelima merupakan dokumenter yang handal untuk membuat dokumentasi dari software tersebut.
• Orang keenam merupakan tester yang handal dalam mengeksekusi jalannya system guna menemukan segala error dari system tersebut.

Berdasarkan penempatan setiap orang di dalam tim tersebut dapat dibuat struktur organisasi beserta tugas dan wewenang dari masing – masing orang tersebut. Pada saat ada kesulitan diantara satu dengan lainnya, maka dapat bertanya kepada orang yang ahli di bidangnya. Pemetaan tersebut dilakukan agar proses kerja dapat berjalan lancar dan setiap orang dapat menutupi kekurangan skill dari rekan kerjanya.

Berdasarkan pertanyaan nomor 3, tipe knowledge yang cocok untuk knowledge map adalah activities karena mengacu langsung kepada orang dalam mengerjakan setiap pekerjaan atau menjalankan fungsinya. Pada tipe ini dapat dipetakan skill dari masing – masing personnel (orang) yang ahli dalam pekerjaannya dan untuk selanjutnya dapat ditentukan tugas dan wewenang dari masing masing orang tersebut.